INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA SALAZAR Y HERRERA
PROYECTO: SISTEMA DE GESTIÓN DE CAFETERIA
PUNTOS A DESARROLLAR:
Con la presentación prediseñada de las interfaces graficas tanto para usuario como para comprador, lo que pretendemos es darle a conocer a los dos tipos de usuario como será el manejo de la aplicación, ya que hay un modo diferente de manejo para cada usuario.
En las interfaces graficas para comprador le mostramos de que manera utilizar la aplicación en el momento de ingresar, modificar y guardar los datos, ya sean pedidos de alimentos como pago de parqueadero y como los datos para lista de productos que se manejan en la cafetería.
En el momento en que el comprador comienza el proceso de ingreso de los datos, aparecerán 4 opciones que son: datos y precios de los productos, precio de parqueadero sea moto o carro y recarga de tarjeta, después de haber ingresado los datos tendrá las opciones de aceptar, cancelar o modificar, después de terminar todo este proceso, aparecerá una opción que le preguntara si está seguro de los datos que ingreso, si es afirmativo llevara al comprador al fin de las presentaciones, sino lo llevara de regreso a la presentación donde están las tres opciones de ingreso de datos.
En las interfaces graficas del usuario (cliente) se le mostrara la menara correcta de buscar y elegir los productos, cómo también tendrá la posibilidad de modificar su solicitud, bien sea de los productos o parqueadero.
Al momento de desplegar la lista de productos ofrecidos por la cafetería, comenzara a elegir de los productos ofrecidos en la misma, todos lo que elija de la lista será almacenado en un recuadro en la parte inferior izquierda con el titulo de pedido, después de elegir dará un toque en la opción enviar, esta opción lo llevara a otra ventana en la que aparecerá un mensaje preguntándole si está seguro de lo que pidió, si no está seguro, dará clic en cancelar o en la flecha que indica atrás, y rectificara o modificara el pedido, o por el contrario si está seguro de lo que pidió, dará clic en aceptar, después de esto aparece un mensaje de confirmación, y dos opciones graficas que permiten volver a elegir los productos, parqueadero o recarga.
Podrá elegir un número determinado de productos, esto por restricciones de la aplicación, los productos elegidos van a ir a un recuadro que lo almacenara y le permitirá al usuario ver que ha elegido, luego irá a la opción enviar, aparecerá un mensaje preguntándole si está seguro de la elección, ahí tendrá la opción de elegir aceptar o cancelar o la flecha que indica volver, si elige la opción cancelar o volver, regresara a la ventana donde podrá reelegir, si da clic en aceptar aparecerá un mensaje de confirmación y te entregara un ficho y en la pantalla saldrán dos opciones graficas que permiten volver a la ventana donde elegirá los productos o las otras opciones ya mencionadas
Objetivo general.
Diseñar una aplicación que permita suplir algunas necesidades presentadas por la cafetería de la Institución Universitaria Salazar y Herrera, para prestar así un mejor servicio y ofrecer un mejor desempeño.
Objetivos específicos.
Ø Hacer pedidos desde ciertos lugares diferentes a la cafetería
Ø Almacenar en cola
Ø Limitar el número de pedidos por persona en un lapso de tiempo
Ø Restringe la petición de pedidos en caso tal de falta de saldo en la tarjeta
Ø Los archivos que ingrese el comprador serán ilimitados
Ø Buscara por nombre de producto y diría su precio
Ø Elegir por medio de un toque
Ø Deshacer el pedido en caso tal de equivocación
Ø Permite modificar datos de la lista de productos solo por el administrador
Ø Adicionar equipos y formas de un mejor manejo y óptimo desempeño del servicio
Ø Sistematizar algunos procesos para que la atención se mas rápida
Generar a partir del software un manejo óptimo de los recursos para tener un mejor desempeño.
Alcance.
La aplicación permitirá que:
Ø El cliente realice sus pedidos desde un cajero desde la misma IUSH, ya sean pedidos de desayunos, almuerzo o cualquier otra clase de producto que estén en la lista de producto en existencia.
Ø Almacenar los pedidos realizados en cola y cuando sea entregado sea descontado de la lista.
Ø Restringe la petición de pedidos en caso tal que no se tenga saldo en la tarjeta y un lapso de tiempo de para reclamar su pedido.
Ø Habrá una carpeta que contenga todos los productos y sus precios, siempre y cuando estén en existencia en el inventario de la cafetería de la IUSH.
Ø No habrá limite de pedidos en el día por el usuario comprador
Ø Permite buscar por nombre de producto y se descuenta del inventario cada vez que se haga un pedido, para así saber qué cantidad hay de cada producto en existencia.
Ø El usuario cliente podrá elegir por medio de un toque en la pantalla touchback
Ø Deshacer el pedido
Ø Permite editar la lista de precios de la carpeta en la parte administrativa de la cafetería y avisar con anterioridad a los clientes cuando se modifiquen precios o ingresen nuevos productos.
Ø Que los estudiantes, docentes y administrativos puedan hacer sus pedidos con más comodidad y a la vez pagar el parqueadero de la IUSH.
1. Descripción de la empresa.
1.1 ¿Qué hace?
Esta empresa ofrece el servicio de ventas de alimentos para toda la Institución Universitaria Salazar y Herrera, además de éste ofrece tiquetes de parqueo para carros y motos.
1.2 Funcionamiento.
La empresa consta de 12 trabajadores ubicados en primera y segunda planta, las cuales en la primera manejan el servicio de panadería, fritos, bebidas etc.
En la segunda planta manejan el servicio de lácteos y frutas etc.
1.5 Herramientas para el manejo de la información.
3 o 4 cajas registradoras solo para recibir el pago del pedido, la caja no genera un recibo igual sino que guardaría el numero de su ficho y ese número que queda en la registradora se va a correlacionar con el numero de pedido que quedo en el sistema.
1.6 Necesidades para mejorar procesos.
● Mejorar todos los procesos de la cafetería tanto desde la entrada de los proveedores, hasta la entrega al cliente.
● Sistematizar procesos los cuales por deficiencias en el actual sistema han generado dificultades con los estudiantes, docentes y administrativos; por ejemplo en la parte de los recibos, los cuales no llevan una descripción especifica de los productos.
● Generar una base de datos para el manejo y control de inventario con más facilidad, lo cual nos permitirá saber con mas certeza que productos hay y cuales hay que pedir para tener los productos que se van a ofrecer a los usuarios.
2. Análisis de factibilidad inicial.
● Factibilidad técnica:
Hardware: para un buen desarrollo se requiere un computador con características actuales o tecnología de punta avanzada con RAM de 4 gigas y por el manejo de tanta información un disco duro de 1.5 terabytes con Windows Xp de service pack 3.
Software: la aplicación esta diseñada para desempeñarse en un Windows xp de service pack 1 o superior o bien sea otro sistema operativo superior a Windows Xp.
● Factibilidad económica
Tener un alcance económico dentro de los márgenes del presupuesto, aplicando procesos unificados en la calidad y desarrollo del software para evitar costos adicionales y de esta manera recuperar la inversión en corto plazo.
● Factibilidad Operativa:
Como en las grandes empresas e industrias se podrían aplicar los TPM (administración total de productividad) para que de esta manera la productividad de la cafetería en su organización interna sea mayor y de esta manera se refleje al cliente final.
La solución tecnológica presta un servicio el cual automatizara algunos procesos, como un mejor manejo de inventario para la optimización de los recursos y mayor rendimiento en el momento en que el establecimiento presta sus servicios; esto genera una mayor eficiencia en el servicio por ende atenderemos a una mayor cantidad de clientes y mejoraremos la imagen consiguiendo un aumento en la clientela y así mismo de las ganancias.
● Recomendación:
Capacitar el personal de la cafetería en el manejo del programa, apenas se este capacitado informar de forma previa a el personal estudiantil, docente y administrativo de la institución para el manejo correcto y completo de la plataforma para realizar exitosamente su pedido.
También se aconseja una evaluación al personal donde podamos ver que tan comprometidos están con la empresa, también recomendamos que el personal posea un nivel de educación básica para que puedan manejar el software a su máximo nivel.
Inculcar en personal que la automatización y el cambio para mejorar dependen únicamente de ellos.
3. Narración del funcionamiento de la aplicación.
Este software va a funcionar con una tarjeta recargable (bono), donde todos los usuarios podrán recibir el servicio tipo bufet. La tarjeta o el bono como mejor nos familiaricemos, se puede recargar cada vez que el saldo de ella este en cero, la idea es que el usuario tenga el manejo de su propio dinero y que él pueda sentirse más cómodo con la atención así evitar retrasos en cuando sea atendido en la cafetería.
4. Diagrama Entidad/Relación.
5. Impresión de reportes e informes.
La posibilidad de gestión y configuración remota a través de la tarjeta recargable, brindan además la solución ideal para aquellos usuarios que deseen desarrollar una red de puntos distribuidos sobre cualquier espacio geográfico de la universidad.
Características principales:
ü Con software de codificación, requiere de una PC para su funcionamiento y cuenta impresora. Ideal para espacios reducidos.
ü Flexible y fácil de instalar, se adapta al nuevo modelo de negocio “tarjetas recargables” para todos los usuarios.
ü Controla y tarifa: el tráfico de personas en tiempo real, el tiempo de atención al cliente en mínimo comparado al anterior.
ü Factura la venta de productos y maneja su inventario.
ü Permite la venta de bonos y carga virtual de tu tarjeta de consumo en la universidad.
ü Imprime logos personalizados en el ticket.
ü Posee dos modalidades de cobro: pre-pago
Emite diferentes reportes e informes para el operador, dueño del negocio y recaudador.
6. Diccionario de datos.
Empleados
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
Cedula | Identificador único que determina al empleado | Texto | 12 |
Nombre | Nombre del empleado | Texto | 35 |
Apellido | Apellido del empleado | Texto | 35 |
Sexo | Sexo del empleado | Texto | 1 |
Dirección | Dirección del empleado | Texto | 35 |
Estado | Determina el estado del empleado, Activo, Retirado | Texto | 2 |
Clientes
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
IDCliente | Identificador único que determina al cliente | Texto | 12 |
Nombre | Nombre del cliente | Texto | 35 |
Apellido | Apellido del cliente | Texto | 35 |
Dirección | Dirección del cliente | Texto | 35 |
Teléfono | Teléfono del cliente | Texto | 12 |
Email | E-mail | Texto | 35 |
Estado | Determina el estado del cliente, Activo, Retirado | Texto | 2 |
Proveedores
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
IDProveedor | Identificador único que determina al proveedor | Texto | 12 |
Nombre | Nombre del proveedor | Texto | 35 |
Apellido | Apellido del proveedor | Texto | 35 |
Dirección | Dirección del proveedor | Texto | 35 |
Teléfono | Teléfono del proveedor | Texto | 12 |
Email | E-mail del proveedor | Texto | 35 |
Estado | Determina el estado del proveedor, Activo, Retirado | Texto | 2 |
Productos
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
IDProducto | Identificador único que determina el producto | Texto | 12 |
Descripción | Descripción del producto | Texto | 35 |
Presentación | Presentación del producto | Texto | 20 |
Cantidad | Cantidad de producto | Entero | |
Iva | Porcentaje de Iva | Entero | |
Precio_costo | Valor precio costo | Entero | |
Precio_Venta | Valor precio de venta | Entero | |
Dirección | Dirección del producto | Texto | 35 |
Estado | Determina el estado del producto, Activo, Retirado | Texto | 2 |
Bono
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
IDBono | Identificador único que determina al Bono | Texto | 12 |
IDcliente | Nombre del Cliente | Texto | 35 |
Valor | Valor del bono | Entero |
Usuario
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
IDUsuario | Identificador único que determina al Usuario | Texto | 12 |
Nombre | Nombre del Usuario | Texto | 35 |
Contraseña | Contraseña del Usuario | Texto | 15 |
Estado | Determina el estado del proveedor, Activo, Retirado | Texto | 2 |
Factura
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
IDFactura | Identificador único que determina la factura | Texto | 12 |
Fecha | Fecha de la factura | Texto | 10 |
Vencimiento | Fecha vencimiento factura | Texto | 10 |
IDCliente | Identificador del cliente | Texto | 12 |
Descuento | Valor descuento de factura | Entero | |
Iva | Valor iva factura | Entero | |
Concepto | Concepto de la factura | Texto | 35 |
Cerrada | Determina estado factura | Booleano | 1 |
Anulada | Permite anular factura | Booleano | 1 |
Detalle_Factura
Variable | Descripción | Tipo de datos | Tamaño |
IDFactura | Determina a que factura pertenece el detalle | Texto | 12 |
IDProducto | Identificador del producto | Texto | 12 |
Cantidad | Cantidad de producto | Entero | |
Valor_unitario | Valor venta producto | Entero | |
Subtotal | Subtotal producto | Entero | |
Iva | Iva producto | Entero | |
Descuento | Valor descuento de factura | Entero |
7. Diagrama de flujo.
Flujo de datos
8. Operaciones.
Calcular precio de venta
Precio_Costo * %Ganancia= Precio_Venta
Calcular ventas totales
Suma de Facturas_Diarias
Recargar Bono
Valor = valor + Valor_Bono
9. Casos de uso.
9.1 Tablas de casos de uso
10. Logística
Los usuarios ingresarían normalmente a la cafetería, la diferencia seria q estarían instaladas en diferentes partes de la IUSH una clase de cajeros los cuales les servirían para hacer sus pedidos y recargas de la tarjeta identificadas con el código de la iush o numero de cedula, estos les entregarían un numero de ficho el cual queda registrado con su pedido en las cajas que estarían ubicadas en la parte interior de la cafetería y cuando el cliente llega a la cafetería y entrega el ficho, las cajeras tengan mas facilidad y agilidad en la entrega de los productos, evitaríamos así las largas colas, desorden en la cafetería y tendríamos mas orden en los inventarios.
10.1 Ubicación en la organización
La cafetería se encuentra dentro de las instalaciones de la Institución Universitaria Salazar y Herrera.
10.2 Ubicación física
Existen 2 cafeterías administradas por el mismo dueño o arrendatario:
●La primera cafetería esta instalada en el primer piso del la torre académica.
●La segunda cafetería instalada en el segundo piso de la misma torre.
10.3 Requerimientos de oficina
Se requieren 8 estaciones de trabajo en las cuales una de ellas va a
Trabajar como equipo servidor en el cual se llevaría el inventario y las otras
Estarías distribuidas 4 cajas registradoras en donde se entregarían el ficho y
Harían las recargas y 3 serian los cajeros en los cuales se harían los pedidos
Distribuidos dichos cajeros en partes estratégicas de la IUSH.
11. Requerimientos
11.1 Requerimientos técnicos
11.1.1 Hardware: para un buen desarrollo se requiere un computador con características actuales o tecnología de punta avanzada con RAM de 4 gigas y por el manejo de tanta información un disco duro de 1.5 terabytes con Windows XP de ser vice pack 3.
Tarjeta de red inalámbrica
11.1.2 Software: la aplicación esta diseñada para desempeñarse en un Windows XP de ser vice pack 1 o superior o bien sea otro sistema operativo superior a Windows XP.
Solución informática seria entregada por ¨sancocho LTDA¨
11.2 Recurso humano
11.2.1 Perfil
Se requiere personal calificado y con buena experiencia para la
Atención y manejo al cliente.
11.2.2 Conocimientos
Persona con nivel académico mínimo que sea bachiller, con
Conocimientos en el área de manejo de alimentos, inventario,
Atención al cliente y conocimientos básicos de office 2003 o
Superior y de Windows XP o superior.
11.2.3 Competencias
· Satisfacer al cliente
· Buena atención
· Agilidad en el servicio
· Tener disposición de llevarse bien con todos los clientes
· Aportar decir lo mejor para comprender al cliente
· Tratar al cliente como persona
· Ganarse la simpatía y confianza del cliente
· Mostrarse todo el tiempo de buen humor
· Recibir al cliente cordialmente y así mismo despedirlo
· Ser agradecido y demostrarlo con palabras de buenas maneras
· Tener buenos modales
· Conducir al cliente del mejor modo desde su entrada hasta su salida.
12. Definición de tiempos
12.1 Entrega (fases)
Análisis: se suministrara un informe con respecto a los resultados recogidos durante la encuesta y un borrador de la solución que se implementara (8 días).
Diseño: se diseñara una presentación en Power Point de la solución.
(15 días).
Implementación: Se suministra un documento de resumen con los
resultados y el avance en el desarrollo de la solución. (15 días).
Pruebas: Se suministrará un documento con un manual en DVD y un
informe con los resultados de las pruebas. (1mes).
Puesta en marcha: Se entregara la versión final de la solución con su
respectivo manual. (20 días).
12.2 ¿Qué documentos se entregan?
Se entregan a los empleados manuales de uso para su buen manejo, al
Igual a los estudiantes, maestros y personal de las diferentes áreas para
Agilizar el manejo del software y además de ello en diferentes
Lugares de la IUSH formas de uso del programa.
13. Capacitación
PLAN DE CAPACITACION
A quien hay que capacitar?
Las personas para la capacitación son las asesoras de venta, administradoras, alumnos y profesores.
Cuáles son los contenidos de la capacitación (detalles)?
Los contenidos de la capacitación que se va a dictar son el sistema, Excel básico, otros.
Tiempo estimado/horas requeridas?
La capacitación se hará en 8 días hábiles para las personas entendedoras del tema y se extenderá 8 días más para las personas nulas del tema.
Cada uno de los roles involucrados?
Los actores que intervienen en los distintos roles son asesores de venta, administradores y público en general.
14. Recomendaciones
Se recomienda al personal que estará manejando el programa un buen uso de
este y seguir los pasos dados en los manuales:
a. el personal solo puede tener acceso al modulo de facturación, puesto que
habrá un encargado para el manejo de inventario.
b. el personal deberá abrir la caja en el momento de iniciar el turno
deberán cerrarla al momento de entregar su turno, con su respectivo informe.
c. Cada persona del personal de prestación de servicios deberá tener una clave
personal la cual lo hará responsable de las operaciones que se hagan con dicho
usuario.
d. el personal debe ser responsable al momento de presentar los informes diarios
para así evitar errores en la parte logística y de inventarios dentro de la cafetería.
15. Diagrama de clases
16. Diagrama de secuencia por casos de uso
17. Secuencia lógica
INGRESAR CLIENTES:
El administrador del sistema almacenara los datos de los clientes, (ID O
CODIGO, NOMBRE, APELLIDOS, NOMBRE DE LA CARRERA QUE ESTA
CURSANDO), este proceso se realizara unos días antes de empezar a utilizar el
servicio en la IUSH.
INGRESAR PROVEEDORES:
El administrador del sistema realizara una base de datos de los proveedores, para
así agilizar en el momento de realizar los pedidos.
INGRESAR PRODUCTOS:
El administrador debe encargarse de ingresar todas las referencias de
los productos en el sistema, para tener una base de datos de
productos bien estructurada con una información completa y detallada de los
mismos y así mantener controlado el inventario con mucho mas orden y en caso
tal de la ausencia de alguno de los productos en referencia, poder hacer los
pedidos con tiempo.
CONTROLAR INVENTARIO:
El administrador ingresaría siempre la cantidad del producto que ingresa en
referencia y el mismo programa le avisara con tiempo cuando alguno de los
productos en referencia este llegando a 0.
CREAR USUARIOS PARA EL SISTEMA:
Crear los usuarios que van a manipular el sistema con la siguiente información:
• Código IUSH
• Nombre y apellidos
• Cedula
• Dirección y teléfono de residencia
CONTROLAR LA PERTURA Y CIERRE DE LAS CAJAS
Cada uno de los empleados que estarán en las cajas registradoras se le asignara
un código de caja para tener el control de la apertura y el cierre de la caja
dependiendo del turno de trabajo que tenga el empleado.
GENERAR INFORMES:
El administrador debe generar los informes de ventas todos los días y generar los
informes de movimiento de inventario, los informes de cierres de cajas para tener
un control de movimiento en los productos. También debe generar informes de
saldos, para tener un control total de toda la información en movimiento.
FACTURACIÓN:
No factura fecha hora
PEDIDO
ARTICULO VALOR
…………………………………………………………………………. xxxxxxxx
…………………………………………………………………………. xxxxxxxx
…………………………………………………………………………. xxxxxxxx
SUBTOTAL………………………………………………… (El total en $ de su pedido)
CAMBIO………………………………………………………( se descontara de la tarjeta)
TOTAL………………………………………… (El saldo total que quedaría en la tarjeta)
GRACIAS POR SU PEDIDO
IVA
NIT
NOTA: (si el saldo que tiene en la tarjeta en inferior al del pedido se cancelaria el
Pedido)
18. Cronograma de actividades
1. Instalación de la aplicación en el equipo que será el servidor.
2. Instalación de parámetros de los maestros de la aplicación en el equipo
servidor.
3. Instalación de la aplicación en las estaciones de trabajo.
4. Prueba de comunicación entre la estación y el equipo servidor.
5. Prueba de velocidad de transmisión de datos entre los cajeros, las cajas
registradoras y el equipo servidor.
6. Prueba de los empleados apertura y cierre de cajas.
7. prueba de los usuarios en el funcionamiento del programa en base a la tarjeta y
los pedidos.
8. Entrega de la aplicación con los manuales de uso de cada uno de los
Los empleados y usuarios.
19. Interfaz Gráfica
20. Conclusiones
· El software que se realiza en este proyecto pretende mejorar en un 70% la problemática de la cafetería de la IUSH (Institución Universitaria Salazar Y Herrera) en cuanto al inventario, atención al cliente, agilidad en la prestación de servicios.
· Este proyecto le dará a la cafetería una mejor calidad en la atención al cliente y a nivel de empleados un ágil manejo para la prestación de un buen servicio.
· Se pretende mejorar la calidad de la cafetería en cuanto a la modernización tomando como base la nueva tecnología.
